Cos'è e a cosa serve il project management

Fonte di sviluppo aziendale, il project management in Italia è in ascesa. E offre ad aziende e dipendenti numerosi vantaggi, che passano attraverso la pianificazione

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Il Project Management è nato al fine di pianificare, coordinare e controllare le complesse attività dei moderni progetti industriali e commerciali. Parte da una certezza, che è comune a tutti i progetti: la proiezione di idee e attività in nuove iniziative

Traducibile in italiano come “gestione del progetto”, il Project Management indica in economia aziendale e in ingegneria gestionale l'insieme delle attività di back office e di front office aziendale. A svolgerle è per l’appunto il Project Manager, che si occupa dell’analisi, della progettazione, della pianificazione e della realizzazione degli obiettivi di un progetto, gestendolo in tutte le sue fasi. Più nel dettaglio, secondo il Project Management Body of Knowledge, “il Project Management è l'applicazione di conoscenze, attitudini, strumenti e tecniche alle attività di un progetto al fine di conseguirne gli obiettivi”.

Gli obiettivi del Project Management

L’obiettivo principale del Project Management è quello di prevedere pericoli e possibili problemi che potrebbero intralciare la riuscita di un progetto. Pianificare, organizzare e controllare le attività, secondo il Project Management, sono le principali mosse per realizzare un progetto con il maggior successo possibile,  riducendo al minimo il fattore rischio. 

Nella gestione di un progetto l’organizzazione di un piano dettagliato porta a risultati specifici. Formalizzare gli obiettivi, senza essere vaghi con concetti generici quali "migliorare le relazioni con i clienti",  rende il piano lavoro più concreto. "Ridurre del 50% i reclami dei clienti" è - al contrario - un buon obiettivo da formalizzare. Il Project Management insegna proprio questo, un metodo per essere più efficienti e concreti. Secondo questa disciplina, il team di progetto ha il compito di raggiungere una serie di risultati intermedi nel perseguimento dello scopo finale, poiché procedendo in modo graduale sarà più semplice raggiungere il risultato desiderato. Al contrario di quanto stabilito dal Project Management, un work planning senza tappe intermedie non è in grado di sviluppare le competenze o le intuizioni lungo il percorso, le stesse che consentono al gruppo di lavoro di progredire in modo produttivo. Con il metodo di gestione del progetto gli obiettivi possono essere fissati su tre differenti parametri: 

• prestazioni e qualità
• bilancio
• tempo di completamento

Prestazioni e qualità

Il risultato finale di un progetto deve corrispondere allo scopo per il quale è stato concepito. Un tempo la qualità era vista come una responsabilità del reparto di controllo, ora è condivisa da tutto il gruppo lavoro

Bilancio

Il progetto deve essere completato senza superare le spese autorizzate. Le fonti di finanziamento non sono sempre inesauribili e un progetto potrebbe essere abbandonato del tutto se i fondi si esauriscono prima del completamento. 

Tempo di completamento

I progressi effettivi devono eguagliare o battere i progressi pianificati. Tutte le fasi significative del progetto devono avvenire entro e non oltre le date specificate. L’obiettivo temporale è estremamente importante perché è poco probabile che il completamento tardivo di un progetto soddisfi l’acquirente. 

La gestione del progetto può comprendere le seguenti attività: 

• pianificazione: decidere in maniera dettagliata cosa fare per non farsi trovare impreparati
• organizzazione: valutare e prendere accordi con i diversi partner professionali è sinonimo di una buona riuscita del progetto 
• assunzione del personale : selezionare le persone giuste per il lavoro semplifica lo stesso
• controllo periodico del progetto ai fini di ottenere la sua buona riuscita

Il controllo del rischio

Tra i compiti del Project Manager vi è controllo delle variabili e dei rischi. Il rischio è un probabile motivo di fallimento del progetto, o della sua messa in discussione. Ecco dunque che saperlo controllare è fondamentale. La maggior parte dei rischi può infatti essere eliminata o ridotta intervenendo nella pianificazione del progetto, valutandolo step by step, e disponendo sin dall’inizio una giusta quantità di risorse (umane ed economiche).

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